Boshqalar

Xizmat yozishmalari qoidalari: anʼanaviy va elektron xabarlar yuborishning nozik jihatlari

Toʻgʻri va professional xizmat yozishmalari muvaffaqiyatli biznes yuritishning muhim jihatlaridan biridir. Bu hamkor, mijoz va hamkasblar bilan aloqada boʻlish, muhim maʼlumotlarni almashish va muammolarni hal qilish imkonini beradi. Xizmat yozishmalari qoidalari ham anʼanaviy, ham elektron muloqot usullarini oʻz ichiga oladi. Quyida ikkala holatdagi xabar yuborishning ayrim nozik jihatlarini koʻrib chiqamiz.

Umuman olganda, xizmat yozishmalari muvaffaqiyatli boʻlishi uchun rasmiy muloqot qoidalariga rioya qilish, xushmuomalalik va tafsilotlarga eʼtiborli boʻlish muhimdir. Shuni ham yodda tutingki, elektron yozishmalarda muloqot norasmiy boʻlishiga qaramay, professional va toʻgʻri ohangni saqlash ahamiyatlidir.

Maqolada quyidagilar haqida soʻz boradi:

  1. Xizmat yozishmalari oʻzi nima?

  2. Xizmat xati strukturasi

  3. Xizmat xatini tayyorlash qoidalari

  4. Kompaniya ichida xizmat yozishmalari yuritishning jihatlari

  5. Elektron shakldagi xizmat xabarini yozish

  6. Messenjerlardagi xizmat yozishmalarining top qoidalari

Xizmat yozishmalari oʻzi nima?

Xizmat yozishmalari muayyan qoidalar asosida amalga oshiriladi va ularni bilish zarur hisoblanadi. Hujjat va xatlarni tuzishdagi muammolarning oldini olish uchun yozishmalarning asosiy jihatlarni oʻrganish lozim.

Xizmat yozishmalari — axborot-maʼlumot materiallariga oid rasmiy-idora hujjatlarining koʻplab turini nazarda tutadigan keng tushuncha. Xizmat yozishmalari turli usullarda tasniflanadi.

Maʼmuriy qarorlarni qabul qilish va ularning ijrosi rasmiy yozishmalarsiz kechmaydi:

  • Qarorlarni shakllantirish va qabul qilishda xizmat yozishmalari ushbu jarayonni soddalashtiradigan axborotni olish uchun qoʻllanadi.

  • Qabul qilingan qaror ijrosi vaqtida xizmat yozishmalari hamkasblarga maʼlum bir loyihaning borishi yoki bajarilish muddati toʻgʻrisida maʼlumot berish uchun ishlatiladi.

Statistikaga koʻra, iqtisodiy oʻsish va biznes faoliyati qanchalik yuqori boʻlsa, xizmat yozishmalarining hajmi ham shunchalik katta boʻladi:

  • yalpi ichki mahsulotning 1% ga oʻsishi xizmat yozishmalarining 1% ga koʻpayishiga olib keladi;

  • turli mamlakatlarda aholi jon boshiga toʻgʻri keladigan xatlar soni: AQShda – 700, Fransiyada – 432, Germaniyada – 252, Chexiyada – 68, Polshada – 48, Braziliyada – 26, Hindistonda – 15 va Rossiya Federatsiyasida – 8.

Vazifasiga koʻra xizmat yozishmalari darajasi turli xil: bu butunlay shaxsiy boʻlmagan muloqot yoki oʻziga xos xususiyatlarga ega tashkilot xodimidan xat boʻlishi mumkin.

Korxonalarning xizmat yozishmalari umumiy hujjatlar sonining 70-75% ini tashkil etadi.

Quyidagi talablarga koʻra tuzilgan xizmat yozishmalari huquqiy kuchga ega boʻladi:

  • qoidabuzarliklarsiz va rasmiy tarzda hujjatlashtirilgan;

  • amaldagi qonunchilikni hisobga olgan holda;

  • bu masalada faqat vakolatga ega shaxs tomonidan tuzilgan.

Huquqiy kuch rasmiy hujjatga muayyan huquqiy harakatlarni boshlashi mumkin boʻlgan xususiyat beradi. Xat vakolatli shaxs tomonidan imzolangan paytdan boshlab qonuniy kuchga kiradi. Ammo baʼzida imzodan tashqari kompaniya muhri ham talab etiladi.

Agar sizga qogʻozga bosilgan hujjatlar qonuniy kuchga ega boʻlishi kerak boʻlsa, maxsus blank va rekvizitlar toʻplamidan foydalaning. Odatda bu:

  • kompaniya nomi yoki xat muallifi boʻlgan vakolatli shaxs ism-sharifi;

  • muallif haqida maʼlumot;

  • muallifning imzosi;

  • baʼzi hollarda korxona muhri.

Kompaniyaning ichki maʼlumotlar almashinuvida ishlatiladigan hujjatlar “ichki yozishmalar” deb ataladi:

  • hisobotlar;

  • xizmatga oid hujjatlar;

  • tushuntirish xatlari;

  • maʼlumotnomalar;

  • takliflar;

  • taqdimotlar.

Boshqaruv faoliyatida xizmat yozishmalari koʻplab funksiyalarni bajaradi.

  1. Xizmat yozishmalarining axborot funksiyasi muhim maʼlumotlarni saqlashga yordam berishdan iborat.

  2. Kommunikativ funksiyasi. Xizmat yozishmalari yordamida xodimlar oʻzaro rahbariyat va boshqa kompaniyalar bilan aloqada boʻladi.

  3. Ijtimoiy funksiyasi. Turli xil ijtimoiy vazifalarni bajaradi, birinchi navbatda, axborotga boʻlgan ehtiyojlarni qondiradi.

  4. Huquqiy funksiyasi. Sud daʼvolarida dalil boʻlib xizmat qiladi.

  5. Boshqaruv funksiyasi. Xizmat yozishmalari baʼzan rahbarlarning qaror qabul qilishiga taʼsir koʻrsatadi va ularning amalga oshirilishiga yordam beradi.

  6. Madaniy funksiyasi. Xizmat yozishmalari yordamida hujjatlarning etnik va milliy-madaniy jihatlarini yetkazish mumkin.

  7. Tarixiy funksiyasi. Jamiyatga tarix maʼlumotlarini yetkazib beradi.

Xizmat yozishmalari koʻplab funksiyalarni bajarsa-da, axborot va kommunikativ funksiyalari asosiy oʻrinda turadi.

Huquqiy tartibga solish jarayoni xizmat xabarlaridan foydalanishni nazarda tutmaydi. Normativ-huquqiy hujjatlar xat va xabarlar shaklida emas, qoida, koʻrsatma, qaror, buyruq, farmoyishlar shaklida chiqariladi.

Xizmat xatlari tuzilishi

Bugungi kunda xizmat xatlari tarkibi nimalardan iborat ekanini koʻrib chiqamiz.

  1. Joʻnatuvchining maʼlumotlari va xat tayyorlangan sana.

  2. Qabul qiluvchining manzili va qabul qiluvchi shaxs (marketing boʻlimi boshligʻi) yoki boʻlim (masalan, “Naturstroy” kompaniyasi savdo boʻlimi) koʻrsatilishi lozim.

  3. Kirish qismidagi murojaat: “Hurmatli Ali Valiyevich”, “Hurmatli hamkasblar”.

  4. Ikki qismdan iborat asosiy matn. Birinchi qismda xat yozilishidan maqsad va sabablar, ikkinchisida esa xulosa, iltimos yoki takliflar keltiriladi.

  5. Xatga ilovalar mavjud boʻlsa, ularga havolalar beriladi: “Joriy narx ilova qilingan”, “Investitsiyalar samaradorligini hisoblash — Ilovaga qarang”.

  6. Xulosa — “xushmuomalalik formulasi”. “Hurmat bilan va hamkorlikka tayyor...” — munosib va tez-tez ishlatiladigan jumla. “Samimiyat bilan...” — bu variant joʻnatuvchi va qabul qiluvchi yaxshi tanish boʻlganda qoʻllansa, oʻrinli boʻladi.

  7. Joʻnatuvchining imzosi va telefon raqami. Elektron xatda yuboruvchining pochta manzili koʻrsatilishi shart emas.

Xizmat xatini tayyorlash qoidalari

Hamma joyda elektron yozishmalar qoʻllansa-da, xizmat xatlari haligacha qogʻoz variantda ham yuboriladi. Shu munosabat bilan xatning tashqi koʻrinishiga eʼtibor berish zarur, chunki u joʻnatuvchi kompaniya haqidagi birinchi taassurotni uygʻotadi. Xizmat yozishmalarini quyidagi qoidalarga rioya qilgan holda tuzish juda muhimdir:

  • Xat sifatli qogʻozdan tayyorlangan maxsus blankalarga tushirilishi, unda joʻnatuvchi haqidagi toʻliq maʼlumotlar tushunarli shaklda koʻrsatilgan boʻlishi.

  • Xorijlik hamkorlarga joʻnatiladigan xatlarda joʻnatuvchining maʼlumotlari ingliz tilida yoziladi.

  • Xatni konvertga qoʻyishdan oldin matn tushirilgan tarafi ichkari tomonga qilib (yaxshisi 1 marta) bukiladi. Juda muhim xatlar varaq buklanib ketmasligi uchun katta va qalin konvertlarda joʻnatiladi.

  • Barcha rekvizitlar, shu jumladan, tashkilot logotipi konvertda ham, xatning oʻzida ham boʻlishi mumkin.

  • Qabul qiluvchining manzili faqat konvertda koʻrsatiladi. Agar shaffof darchali konvertdan foydalanilsa, qabul qiluvchining manzili xatning oʻziga — yuqori oʻng burchagiga yoziladi. Shundan soʻng manzil shaffof darchada koʻrinadigan tarzda varaq bukiladi.

  • Joʻnatuvchining manzili konvertda ham, xatda ham koʻrsatiladi.

Kompaniya ichida xizmat yozishmalarini yuritish jihatlari

Kompaniya xodimlari oʻrtasida yuritiladigan ichki yozishmalar ham mavjud. Bunday muloqotning maqsadi turlicha boʻlishi mumkin, ammo maʼlum qoidalarga rioya qilinadi.

Korxona ichidagi yozishmalarga oid qoidalar:

  • faqat ish borasida va qisqacha yozamiz;

  • har doim sanani koʻrsatamiz;

  • oxirida “xushmuomalalik formula”sidan foydalanamiz va imzo chekamiz.

Masalan, rahbariyat yoki hamkasblar tomonidan tugʻilgan kunini nishonlayotgan yoki ishda yuqori natijalarga erishgan xodimga yozilgan xat. Shuningdek, kompaniyalarda loyihalarni koʻrib chiqish ham qisman xizmat xati elementlariga ega yozishmalar orqali amalga oshiriladi. Albatta, unda mavzu koʻrsatilishi, salomlashish, qisqacha mazmun, xushmuomalalik bilan yakunlanish va muhr boʻlishi lozim.

Xatning xarakteri yoki standartini tanlash rasmiy muloqot darajasi va qabul qiluvchiga yetkazilishi kerak boʻlgan maʼlumot turiga qarab amalga oshirilishini tushunish muhimdir.

Elektron shakldagi xizmat xabarini yozish

Elektron yozishma xatlari ham informativ va amaliy nuqtai nazardan qulay boʻlishi uchun xuddi qogʻozdagi kabi bir qator elementlarga ega boʻlishi kerak. Bexato tuzilgan xat toʻgʻri va tezkor javobni olish, shuningdek, muammoni hal qilishda konstruktiv yondashuvni kafolatlaydi.

Koʻpincha tashkilotlar oʻz elektron pochta serverlari va dasturlariga, elektron xatlarni tuzish uslubi va umumiy qabul qilingan standartlarni toʻldiradigan ichki xizmat yozishmalariga ega boʻladi.

  • Qabul qiluvchi. Qabul qiluvchi satrida har doim bitta manzil koʻrsatiladi.

Bu nafaqat suhbatdoshga boʻlgan hurmat, balki uning elektron pochtasini nomaqbul xabarlar va spamlardan himoya qilish imkoniyati hamdir.

  • Qabul qiluvchiga yuborilayotgan xat manzili nusxasi maʼlum bir maqsadda toʻldiriladi.

Xat asosiy qabul qiluvchiga yuborilayotganda “nusxa” maydonida boshqa kishini ham belgilash mumkin. Bu bilan joʻnatuvchi javob yoki yozishmalarda ishtirok etishni talab etmagan holda, sodir boʻlayotgan voqealar toʻgʻrisida ikkinchi suhbatdoshni ham xabardor qiladi.

  • Xat mavzusi: loʻnda va oʻziga xoslik.

Tanlangan mavzudagi maksimal qisqa va loʻndalik yuboruvchi va qabul qiluvchiga muammo va vazifalarni yaxshiroq aniqlash hamda farqlashga yordam beradi. Masalan, “Lenadan hisobot” emas, balki “Hisobot. 2018-yil aprel. Xomaki variant”. Nomda ismni koʻrsatishning hojati yoʻq, chunki u qabul qiluvchiga elektron pochtangiz orqali maʼlum boʻladi.

  • Xatda 3 ta asosiy element boʻlishi kerak.

Kun hisobidan hali yozishma boʻlmagan taqdirda birinchi qismda salomlashish va murojaat oʻrin oladi. Ikkinchi qismda — murojaatning mazmuni: oʻzingizni tanishtirish (agar bu birinchi xat boʻlsa), maqsad va vazifalarni eslatish, muammo tavsifi va uni hal qilish usullari. Uchinchi qism — iltimos yoki harakatga chorlash.

  • Xat oʻqilgani toʻgʻrisida bildirishnoma olish funksiyasidan foydalanish — nozik masala.

Bu funksiyadan alohida ahamiyatga ega xat yuborilganda va, masalan, telefon orqali u qabul qilingani toʻgʻrisida soʻrash imkoni boʻlmagan vaziyatlarda foydalaniladi. Qabul qiluvchi beixtiyor ravishda zimmasiga behalovat va noaniq majburiyatlar yuklangandek his qiladi, shu sababli bu funksiyadan behuda foydalanmagan maʼqul. Xat oxirida uning oʻqilgani haqida xabar berishni soʻrash boadablik va xushfeʼllik alomati boʻladi.

  • Xat soʻngidagi yozuv ixchamlik va loʻndalikni talab qiladi.

Standart boʻlgan “Hurmat bilan” jumlasi va ism-sharif bilan cheklanish mumkin. Ism-sharif, lavozim, kompaniya nomi va bogʻlanish maʼlumotlari koʻrsatilgan yakuniy qism 7 satrdan oshmasligi kerak. Elektron pochtadan tashqari qoʻshimcha bogʻlanish maʼlumotlari, masalan, telefon raqami, Skype, ICQ, Viber va boshqalarni ham koʻrsatgan maʼqul.

  • Ilovalar: fayllarning mavjudligi haqida ogohlantirish va ularni tegishlicha nomlash.

Tarmoq odob-axloq qoidalariga koʻra, biriktirilgan hujjat haqidagi maʼlumot va uning formati, hajmi hamda mazmuni koʻrsatilishi kerak. Ilova hajmi 3-5 mb dan oshmasligi kerak. Nomi va mavzusi qisqa, aniq va noyob boʻlishi kerak.

Shoshilinch xat javobini 2–3 soat kutish mumkin.

Shoshilinch yoki muhim boʻlgan xatlarga javob sifatida xat qabul qilingani va eʼtiborga olinishi haqidagi xabar boʻlishi mumkin. Agar masala koʻrib chiqish uchun uzoq muddat talab etsa, joʻnatuvchi qabul qiluvchi uchun javob berish muddatini koʻrsatishi kerak.

Elektron pochtaga javob berish uchun odatda bir kun yetarli boʻladi. Odob-axloq qoidalariga koʻra, uch kun ichida javob olinmagan taqdirda takroriy xat yuborish yoki qabul qiluvchi bilan telefon, Skype yoki boshqa messenjer orqali bogʻlanish mumkin. Takroriy soʻrovga javoban yoki xat yuborilgan kundan boshlab bir hafta mobaynidagi sukut xizmat yozishmalarini olib borish istagi yoʻqligini anglatadi.

Messenjerlardagi xizmat yozishmalarining top qoidalari

Messenjerlardagi muloqot nafaqat kundalik hayotda, balki ishda ham odob-axloq qoidalariga rioya qilishni talab qiladi. Quyida messenjerlarda xizmat yozishmalari olib borishning asosiy qoidalari keltirilgan.

Muloqot vaqti

Oddiy narsadan boshlaylik: ish kuni oxirida yozishmalarni toʻxtating. Oqshom – kishini bezor qiladigan bildirishnomalardan dam olish vaqti.

Eʼtibor bering! Agar ish masofaviy boʻlsa, suhbatdoshlar turli vaqt mintaqalarida yashashi mumkin. Buni hisobga oling. Koʻpgina platformalar xat yozib, uning belgilangan bir vaqtda yuborilishini rejalashtirish imkonini beradi. Tungi xabarlarga faqat suhbatdosh bilan kelishilgan boʻlsa yoki javob berish muddat kecha tugagan boʻlsa ijozat beriladi.

Ovozli xabarlar

Ovozli xabarlar juda qulay, ammo koʻpchilikning gʻashiga tegadi. Koʻpincha atrofdagi muhit bunday xabarlarni tinglashga imkon bermaydi. Statistikaga koʻra, Rossiyadagi foydalanuvchilarning qariyb 31% i audio xabarlarni yoqtirmaydi. Fikrlaringizni matn formatida ifoda etishga harakat qiling, chunki agar xabarni topish zarurati tugʻilsa, uni “qidirish” yordamida bajarish osonroq boʻladi, audio esa xabarlar orasida gʻoyib boʻlishi mumkin.

Hozirgi vaqtda ovozli xabarlarni matnga aylantiradigan koʻplab botlar mavjud, garchi ular kelgan taqdirda ham tinglamasdan, shunchaki botga yuborishingiz mumkin.

Ovozli xabar yuborishdan oldin, suhbatdoshda tinglash imkoni borligini bilib olish kerak. Ish haqida qisqa va aniq gapiring, shuningdek, istalgan vaqtda audioni qayta tinglamasdan unda muhokama qilingan mavzuni xotirada tiklash oson boʻlishi uchun ovozli xabarga ilova qilib kichik xabar yuboring.

Grammatika

Messenjerlarda hamkasblar va rahbariyat bilan muloqot paytida nafaqat fikrlarni ifodalashga, balki imloga ham eʼtibor berish kerak. Xatoga yoʻl qoʻyib, oʻzingizni savodsiz kishi sifatida koʻrsatmaslik uchun har doim xabarni yuborishdan oldin qayta oʻqib chiqing. Yodda tuting, T9 — dushmaningiz. Imkon qadar, messenjerlarning kompyuterdagi versiyasidan foydalaning — telefondan koʻra ularda xatolarni tekshirish va tuzatish qulayroq.

Norasmiy muloqotning mumkin boʻlgan chegarasi

Messenjerlardagi muloqotga oʻtish bilan rasmiy odob-axloq qoidalariga boʻlgan talablar biroz yumshadi. Bugungi kunda muloqotning norasmiy turi odatiy holga aylandi: barchaga xayrli kun yoki kelgusi tadbirda muvaffaqiyat tilash mumkin. Ammo meʼyorni bilish va doʻstingiz bilan suhbat emas, balki xizmat yozishmalari olib borayotganingizni unutmaslik kerak. Masalan, gripp yoki kovidning navbatdagi toʻlqinida standart “Xayrli tong va xayrli kun!” oʻrniga, masalan, “Hammaga faqat 36,6 tilayman!” oʻrinli boʻladi.

Ozgina-yu, sozgina

Messenjerlarning chati sidirgʻasiga matn yozish uchun moʻljallanmagan. Aksincha, unda fikrni qisqa va loʻnda ifodalash yuqori baholanadi. Bitta qoida bor: bitta xabarda — faqat bitta fikr. Shuningdek, hech qachon faqat bitta soʻzdan iborat xabarni ketma-ket bir necha bor yubormang. Bu shaxsiy yozishmalarda juda gʻashga tegadi, xizmat yozishmalarida esa bu mutlaqo nooʻrin. Koʻchma maʼnoli (mujmal) iboralar, yorqin taʼriflar va rasmiyatdan foydalanmaslikka harakat qiling.

Shaxsiy mazmundagi xabar — shaxsiyga

Qisqa, ammo dolzarb qoida. Xizmat sohasida til topishish har doim ham oson emas, lekin umumiy chatda faqat bir kishiga yozish nooʻrin hisoblanadi. Mabodo biror kishi bilan ziddiyat yuzaga kelsa, muloqotni shaxsiy xabarlarga oʻtkazgan maʼqul.

Nafaqat messenjer

Garchi messenjerlar butun dunyo boʻylab ham xususiy kompaniyalardagi, ham yirik korporatsiyalardagi muloqotning bir qismi sifatida insoniyat hayotiga juda uygʻun tarzda kirib kelgan boʻlsa-da, bu muloqot kanali rasman tan olinmagan. Baribir muhim qaror va kelishuvlarni elektron pochta orqali tasdiqlagan maʼqul.

Muloqot uslubi

Bu yerda gap audio xabarlar, norasmiy muloqot hamda qisqa va aniq gʻoyalar haqida ketmoqda. Shuni ham yodda tutingki, smayl va stikerlardan umumiy chatda faqat har bir ishtirokchining roziligi bilan foydalanish mumkin. Urf boʻlgan iboralardan foydalanishda ehtiyot boʻling — ularni xizmat chatida ishlatmang, yaxshisi doʻst va hamkasblaringiz bilan muloqot uchun saqlab qoʻying.

Spamga — yoʻq

Bitta gapni bir nechta xabarlarga ajratmang — hamkasbingiz telefoni bildirishnomalarning bunday oqimiga dosh bermasligi mumkin. Ularning baʼzilari ovoz yoqilgan telefoni bilan muhim yigʻilishda boʻlishi mumkin — sizning betoʻxtov xabarlaringiz tufayli nafaqat hamkasblar, balki rahbariyat ham gʻazablanishi mumkin. Bundan tashqari, fikringiz davomini qoʻshimcha xabarlarda yozguningizga qadar kutish insonni juda toliqtiradi.

Xushmuomalalik yoki minnatdorchilik soʻzlarini (“rahmat”, “iltimos”) jumla oxiriga qoʻshing, lekin alohida xabar bilan yubormang — bu kishini chalgʻitadi.

Faqat operativ masalalar

Bu qoida yuqorida aytilganlarning barchasini umumlashtiradi: messenjerlar juda qulay narsa, ammo barcha holatlar uchun emas. Chatdan shoshilinch vazifalar va loyiha muddatlarini muhokama qilish uchun foydalaning. Barcha xizmat yozishmalarini chatga oʻtkazish nooʻrin, xabarlar boshqalari orasida osongina yoʻqolib ketishi va, bundan tashqari, muhim masalalarning muhokamasi unga aloqasi boʻlmagan hamkasblar eʼtiborini tortishi mumkin.

Koʻpgina kompaniyalarning har bir loyiha uchun alohida yaratilgan va chalkashib ketish oson boʻlgan son-sanoqsiz chatlari bor.

Chatlarni faqat umumiy savollar uchun qilib belgilang, hamkasblaringiz bilan aloqa va muloqot qilishning boshqa usullari noqulay boʻlsa, “Umumiy”, “Muhim vazifalar yechimini topish” va “Gurung” kabi qoʻshimcha chatlar yarating.

Ishbilarmon shaxs yoki tashkilotning imidji nafaqat yutuq va natijalaridan, balki biznes muzokaralaridagi har bir bosqichning kichik elementlaridan ham iborat. Kompaniyaning har bir vakili — kotibdan tortib rahbargacha xizmat yozishmalari qoidalariga rioya qilishi shart.

Manba: Правила деловой переписки: нюансы отправки традиционных и электронных сообщений

#SoftSkills
Mohirdev Telegram

Telegram kanalimizga obuna bo’lishni unutmang

Obuna bo'lish
GeekBrains

GeekBrains